
Ferias, fiestas y congresos, todo incluido
Organizar un congreso, unas jornadas, un simposio, un taller o cualquier otro tipo de evento, es un proceso complejo en el cual intervienen una serie mayor o menor de variables, en función de su dimensión.
Aquí queremos recoger algunas consideraciones que a partir de nuestra experiencia y de la de otras personas, sirvan de recordatorio a aquellas personas que están iniciando el proceso de organización de un congreso o jornada.
Uno de los primeros pasos, y más importante, es concretar una fecha y un lugar. Para ello, habrá que tener una previsión de asistentes para poder reservar el espacio en función de ese número de participantes esperado. Cuanto antes se confirme esta información, antes se puede arrancar la maquinaria, la difusión, reservas de alojamiento, y todo lo que continua.
Ofrecer la posibilidad de una inscripción anticipada “early bird” con algún tipo de descuento o regalo, tiene dos grandes beneficios. Por una parte, empezar a ingresar dinero necesario para ir pagando otros gastos del evento, y por otro hacer una primera previsión de cuanta gente va a asistir o ha mostrado su interés. En función de esta información podremos ir ajustando los números del presupuesto.
Será muy importante contar con un comité organizador cohesionado y de confianza. Si cada miembro asume sus responsabilidades y tareas, el trabajo es mucho más llevadero.
Diseñar una planificación temporal detallada, que incluya las diferentes partes del proceso y que tenga en cuenta las circunstancias de cada período. Por ejemplo, evitar abrir un call for papers justo antes de vacaciones. Y ser muy realistas en los plazos en los que la organización tiene que ir concretando cada apartado.
También es importante confirmar la asistencia de los keyspeakers invitados lo antes posible. Por un lado, para asegurase que podrán asistir, y por otro, para utilizarlo en la campaña de difusión a modo de noticia.
Diseñar una estrategia de comunicación y promoción del evento. A partir de identificar nuestro público objetivo, detallar diferentes formas de llegar a ellos y secuenciarlas en el tiempo. Des de la propia web del evento, mailings, boletines y listas de distribución, anuncios en revistas especializadas, etc.
Uno de los puntos fuertes del presupuesto es el servicio de catering, cafés y comidas. Es difícil saber con exactitud el número final de participantes pero si que podemos comparar diferentes opciones y analizar que necesitamos exactamente. Decidir si las comidas de almuerzo están incluidas o no desde el principio nos ayudará a calcular mejor los precios totales finales. O por ejemplo el hecho de terminar el evento al mediodía de la última jornada en lugar de por la tarde, como se hace en algunos sitios, ahorra una comida.
Durante el evento, sé muy escrupuloso con el tiempo y cumplimiento de los horarios. Los participantes ya se han organizado el día en función del programa y de sus intereses, cualquier modificación, retraso o alteración puede causar confusión y molestias.
La mayoría de participantes asiste a los congresos, jornadas y eventos para interactuar con otras personas. No menospreciar estos espacios y ser flexible (con tiempos y espacios) para favorecer el networking y la interacción entre participantes. El uso de una plataforma como Wonference, permite que los participantes ya se puedan poner en contacto antes del evento y mantenerlo a posteriori.
No dejar nada para el último momento. Ya hemos comentado la variedad de factores que van a influir en el proceso de organización, como si de un puzle se tratara. Cuando menos tiempo de reacción nos quede, más difícil será hacer encajar todas las piezas. Por lo tanto, hay que ir confirmando cada apartado lo antes posible y tener margen y flexibilidad para modificar o ajustar pequeños detalles de última hora.
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